TAREA 24 SEPTIEMBRE

BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
1.-Filtración: la filtración se refiere a la manipulación de la información para que de esta manera sea vista de manera más favorable por el receptor. Por ejemplo, cuando un gerente le dice a su jefe lo que el quiere oír, está filtrando la información. ¿Ocurre mucho en las organizaciones? ¡Por su puesto!. Al tiempo que las informaciones pasan a los ejecutivos senior, tiene que ser condensada y sintetizada por los subordinados para que los que están en la cima no se sobrecarguen de información.
2.-Percepción selectiva: es debido a que los preceptores en el proceso de comunicación ven en forma selectiva y escuchan basados en sus necesidades, motivaciones, experiencia, antecedentes y otras características personales. Los receptores también proyectan sus intereses y expectativas en las comunicaciones al tiempo que las decodifican.
3.-Defensa: cuando la gente se siente amenazada, tiende a reaccionar en formas que reducen su habilidad para lograr el entendimiento mutuo. Esto es, se vuelve defensiva - se compromete en comportamientos como atacar verbalmente a otros, hacer comentarios sarcásticos, ser excesivamente juiciosa y cuestionar los motivos de los demás. Así, cuando los individuos interpretan el mensaje de los demás como amenaza, responden en forma que retardan la comunicación eficaz.
4.-Lenguaje: la palabra significa diferentes cosas para diferentes personas. “El significado de las palabras no está en la palabra, esta en nosotros.” La edad, la educación y los antecedentes culturales son tres de las variables más obvias que influencian el lenguaje que una persona usa, así como también definiciones que da a las palabras.

BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

1. FILTRACION: LA MANIPULACION DE INFORMACION PARA QUE SEA VISTA DE FORMA MAS UTIL PARA EL RECEPTOR.
2. PERSEPCION SELECTIVA: LO QUE LA ORGANIZACION ESPERA DE LAS OTRAS PERSONAS Y SE CREE QUE ELLOS VAN A ACTUAR DE LA FORMA QUE LA ORGANIZACIÓN ESPERA AUNQUE PARA LA PERSONAS NO SIGNIFIQUE LO MISMO.
3. DEFENSA: CUANDO LA PERSONA SE SIENTE AMENAZADA PUEDE ALTERARSE O BLOQUEARSE Y NO COMPRENDE LO QUE SE LE QUIERE DECIR.
4. LENGUAJE: NO TODAS LAS PALABRAS TIENEN EL MISMO SIGNIFICADO PARA LAS PERSONAS EXISTEN DIFERENTES FACTORES COMO LA EDAD, EDUCACION Y SUS ANTECEDENTES.

ISIS YAEL

TAREA 24- Septiembre
FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN EXTERNA

La comunicación exterior con clientes, intermediarios, proveedores, competencia, medios de comunicación y público en general es tan vital para la organización como la comunicación interna. Entre ellas además debe existir una alta integración. Aunque la comunicación externa quede vinculada a departamentos tales como relaciones públicas y prensa, marketing, investigación de mercados, comunicación corporativa, etc. todos los miembros de la organización pueden realizar funciones de comunicación externa y de difusión de la propia imagen de la organización. Cuando aumenta el sentimiento de pertenencia, cuando las personas se sienten identificadas con la organización y mejoran las relaciones laborales, transmiten una imagen positiva hacia fuera. A la vez, la imagen que transmite la organización a la sociedad condicionará la satisfacción de ciertas necesidades de status y prestigio de sus empleados. Cuando la persona trabaja en una empresa sólida, importante, preocupada por los problemas sociales y que transmite una buena imagen social; en cierta medida se siente también realizada en su consideración social, incrementándose asimismo su sentimiento de pertenencia.

FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN EXTERNA

ESTA FUNCION ES LA QUE SE DA CON PROVEEDORES, CLIENTES, MEDIOS DE COMUNICACIÓN, Y PUBLICO EN GENERAL, QUEDA VINCULADA EN LA ORGANIZACIÓN CON LOS DEPTOS. DE MARKETING, RELACIONES PÚBLICAS, INVESTIGACION DE MERCADOS ETC. CUALQUIER INTEGRANTE DE LA ORGANIZACIÓN PUEDE HACER DIFUCION DE LA MISMA PERO CUANDO LAS PERSONAS SE SIENTEN IDENTIFICADAS CON SU TRABAJO Y MEJORAN SUS RELACIONES LABORALES PROYECTAN ESA IMAGEN POSITIVA HACIA AFUERA .

ISIS YAEL

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL (24-SEP)
FLUJO DE MENSAJES DENTRO DE UNA RED DE RELACIONES INTERDEPENDIENTES”
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
COMPLEJIDAD, FORMALISMO Y CENTRALIZACION.

COMPLEJIDAD. SE REFIERE AL GRADO EN QUE LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN SE DESCOMPONEN O DIFERENCIAN.
FORMALISMO. SE REFIERE AL GRADO EN EL QUE SE USAN REGLAS Y PROCEDIMIENTOS, AL GRADO DE ESTANDARIZACIÓN DE LOS TRABAJADORES DE LA ORGANIZACIÓN. SI UN PUESTO ES MUY FORMAL, LA PERSONA QUE OCUPA EL CARGO TENDRÁ POCA LIBERTAD DE DECIDIR QUE SE HARÁ, CÓMO Y CUÁNDO.
CENTRALIZACION. SE REFIERE AL GRADO EN QUE LA TOMA DE DECISIONES, SE CONCENTRA EN UN SOLO PUNTO DE LA ORGANIZACIÓN. EL CONCEPTO SOLO INCLUYE, ES DECIR LOS DERECHO INHERENTES A LA POSICIÓN DE ALGUIEN.

TIPOS DE COMUNICACIÓN DENTRO DE LAS ORGANIZACIONES
FORMAL – INFORMAL
INTERNA – EXTERNA

GRUPOS DE TRABAJO Y COMUNICACIÓN
SE DEFINE COMO 2 PERSONAS O MAS QUE INTERACTÚAN. SON INTERDEPENDIENTES Y SE HAN UNIDO PARA ALCANZAR OBJETIVOS PARTICULARES PUEDEN SER FORMALES O INFORMALES. LOS GRUPOS DE TRABAJO TAMBIÉN DETERMINADOS POR LA ORGANIZACIÓN ESTÁN CONSTITUIDOS POR LAS PERSONAS QUE TRABAJAN UNIDAS EN LA EJECUCIÓN DE UNA ACTIVIDAD LABORAL LAS PERSONAS SE UNEN EN GRUPOS POR RAZONES LIGADAS A NUESTRAS NECESIDADES TALES COMO:
· SEGURIDAD
· ESTATUS
· AUTOESTIMA
· AFILIACION
· PODER
· OBTENCION DE METAS

Estructura organizacional

Grupos de trabajo y comunicación

Son dos personas o mas que se unen para lograr sus objetivos particulares pueden ser formales o informales.
Las personas se unen en grupos por necesidades de seguridad, autoestima, poder, afiliación y obtención de metas.

ISIS YAEL

COMUNICACIÓN FORMAL E INFORMAL EN LA ORGANIZACION

La idea de que tanto el individuo como la institución necesitan organizarse y comunicarse, es de gran aceptación. Es importante hacer énfasis en que una organización moderna constituye ante todo una composición social de seres humanos en donde es preciso que exista una estructura, una jerarquía necesaria para que se logren los fines que la organización se propone. Por tratarse de seres humanos, el factor esencial de la conducta de una organización es la comunicación en todas sus direcciones y en todos los niveles a través de los elementos del proceso de comunicación en el que se distingue a los canales de comunicación; es decir, a la línea de personas a través de las cuales pasan los mensajes y la utilización de las tecnologías. El análisis de la comunicación organizacional engloba las prácticas internas y externas de los flujos comunicativos de la organización; en donde se pone énfasis en la necesidad de alcanzar un equilibrio entre los canales formales e informales que se utilicen. Entonces establecemos que los flujos de comunicación se encuentran compuestos por el conjunto de estos canales de comunicación y representa en sí la estructura de la organización desde el punto de vista de las interrelaciones de comunicación, lo cual puede ayudar a elevar la eficiencia del proceso de las comunicaciones, es decir que se logre transmitir efectivamente un mensaje. La buena comunicación tiene mucha importancia para la eficacia de cualquier organización o grupo y se refiere a la transmisión y comprensión de significados. El hombre es un ser netamente comunicativo, y realiza esta actividad durante todo el día, (escribe, lee, habla, escucha). No puede existir un grupo que no tenga comunicación, es decir, la transmisión de algo con sentido entre los miembros que lo componen. El flujo de mensajes entre las personas sigue un camino denominado Red de Comunicaciones. La dirección de la red ha sido tradicionalmente dividida en comunicaciones ascendentes, descendentes y horizontales, dependiendo de quien inicia el mensaje y quien lo recibe. Por proceso seriado se entiende el camino paso a paso que sigue la comunicación dentro de la organización, es decir, el proceso de persona a persona. Existen y coexisten paralelamente redes formales e informales. Por éstas últimas circulan sobre todo rumores e información oficiosa. La existencia de los sistemas trata de que al darse la comunicación en todas las direcciones se fortalezcan las redes formales, así se tienen bajo control las redes informales. Así mismo, cuando hablamos de flujos de comunicación, nos referimos a los procesos de comunicación que se llevan a cabo al interior de la organización de acuerdo a la estructura formal (organigrama) y éstos pueden ser de la siguiente manera: a. Descendente: Teniendo como funciones principales, las de coordinar, informar, motivar y controlar. b. Ascendente: Dentro de sus funciones se encuentra la de comprobar la recepción del mensaje, evaluar, informar y sugerir. c. Horizontal: (Hay autores que le llaman lateral). Aquí la función primordial es la de intercambio, coordinación y apoyo entre el personal de la misma posición jerárquica.
En cualquier organización o grupo, la comunicación tiene cuatro funciones centrales: controlar, motivar, expresar emociones e informar (Robbins, 2004). La comunicación controla la conducta de los miembros de varias maneras. Las organizaciones tienen jerarquías de autoridad y lineamientos formales que deben seguir los empleados. Por ejemplo, la comunicación desempeña una función de control cuando se pide a los empleados que primero comuniquen las quejas laborales a su jefe inmediato, que se limiten a la descripción de sus puestos o que cumplan con las políticas de la empresa. La comunicación alienta la motivación porque les aclara a los empleados qué deben hacer, cómo lo están haciendo y qué pueden hacer para mejorar un rendimiento deficiente. La definición de metas concretas, la retroalimentación sobre el avance logrado hacia las metas y el reforzamiento de la conducta deseada, estimulan la motivación y requieren que exista comunicación. En el caso de un gran número de empleados, el grupo de trabajo es su fuente primaria de interacción social. La comunicación que ocurre en el grupo es un mecanismo fundamental que permite a sus miembros manifestar sus frustraciones y sentimientos de satisfacción. Por consiguiente, la comunicación se convierte en una puerta de expresión emocional de sentimientos y de realización de las necesidades sociales. La última función de la comunicación se refiere al papel que desempeña cuando facilita decisiones. Ya que, mediante la transmisión de datos para identificar y evaluar las posibles opciones, proporciona la información que necesitan las personas y los grupos para tomar decisiones. No se debe pensar que alguna de estas cuatro funciones es más importante que las demás. Para que los grupos funcionen como deben, es preciso tener cierto control de los miembros, estimularlos para que trabajen, proporcionarles un medio para expresar emociones y para tomar decisiones. Podemos considerar que casi cualquier intercambio de comunicación en una organización o grupo cumple con una o varias de estas cuatro funciones. Dentro de la organización también encontramos la comunicación informal, la cual con frecuencia toma la forma de noticias, comentarios, grapevine y rumores. De acuerdo con Gibson y Donelly (1999) se estima que las organizaciones estadounidenses generan 33 millones de rumores al año. En ese sentido, estos autores presentan la siguiente tipología: a. Castillos en el aire: Rumores anticipatorios a una situación de la empresa. b. Conductores de cuña: Son los más dañinos y suelen difundir rumores tales como: “Mary logró el ascenso, porque se acostó con el jefe”, “Antonio tiene SIDA”. Este tipo de rumores son muy dañinos y destruyen lealtades. c. De recta final. Suelen anticiparse a una situación final. Por ejemplo: la empresa se fusionará, habrá cambios de jefe, María cambiará de empleo.
La comunicación informal suele expresarse en su forma más común a manera de rumor, de acuerdo con Dalton (1970; citado por Goldhaber) los rumores suelen tener en promedio más del 70% de sus datos como veraces, entonces, cabría preguntarnos, ¿Por qué la comunicación informal genera tantos problemas? Sin duda, porque los rumores generan desestabilidad en la organización y conflictos entre los actores organizacionales. Ante esa situación es importante detectar a tiempo la naturaleza y el blanco del rumor, a fin de aclararlo en una relación cara a cara. La comunicación verbal, utilizando la palabra como signo lingüístico, es de gran importancia en la organización; sin embargo, es complementada con la comunicación no verbal, la cual es analizada posteriormente para completar un proceso de comunicacion.

COMUNICACION FORMAL

UNA ORGANIZACIÓN MODERNA CONSTITUYE UNA COMPOSICION SOCIAL DE SERES HUMANOS DONDE ES NECESARIO QUE EXISTA UNA ESTRUCTURA PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS DE UNA ORGANIZACIÓN. EL FACTOR PRINCIPAL EN LA ORGANIZACIÓN ES LA COMUNICACIÓN EL ORDEN JERARQUICO ATRAVES DE LA CUAL PASAN MENSAJES Y SE UTILIZA LA TECNOLOGIA.EL FLUJO DE COMUNICACIÓN ES UN PROCESO DE COMUNICACIÓN QUE SE LLEVA A CABO EN EL INTERIOR DE LA ORGANIZACIÓN EN BASE A SU ORGANIGRAMA. EL FLUJO DE MENSAJES SIGUE UN CAMINO LLAMADO RED DE COMUNICACIÓN ESTA DIVIDIDA EN COMUNICACIONES ASCENDENTES, DESCENDENTES Y HORIZONTALES DEPENDIENDO DE QUIEN INICIA O ENVIA EL MENSAJE. DESCENDENTE: COORDINA, MOTIVA, INFORMA, CONTROLA. ASCENDENTE: COMPRUEBA LA RECEPCION DEL MENSAJE, EVALUA, INFORMA Y SUGIERE. HORIZONTAL: INTERCAMBIO, COORDINACION Y APOYO ENTRE EL PERSONAL DE LA MISMA POSICION GERARQUICA. EN CUALQUIER ORGANIZACIÓN O GRUPO LA COMUNICACIÓN TIENE CUATRO FUNCIONES CENTRALES: LA COMUNICACIÓN CONTROLA LA CONDUCTA DE LOS MIEMBROS A TRAVES DE SUS LINEAMIENTOS FORMALES QUE ESTOS DEBEN SEGUIR, ALIENTA LA MOTIVACION POR QUE LOS GUIA DESDE COMO HACER SU TRABAJO HASTA COMO PUEDEN MEJORARLO.

COMUNICAION INFORMAL

ESTA COMUNICACIÓN TOMA CON FRECUENCIA LA FORMA DE NOTICIA, RUMORES, COMENTARIOS Y GRAPAVINE EN BASE A ESTO SE CREO LA SIGUIENTE TIPOLOGIA: CASTILLOS EN EL AIRE: AL HACER ESTO SEGURO OBTENDRE… CONDUCTORES DE CUÑA: SON LOS MAS DAÑINOS Y SON POR EJEMPLO SU ASCENSO LOGRO NO POR SU INTELIGENCIA SI, NO POR… DE RECTA FINAL: EN EL TEC CAMBIARAN DE DIRECTOR LOS RUMORES GENERAN DESESTABILIDAD EN LA ORGANIZACIÓN Y ES LA FORMA MAS COMUN EN QUE SE PRESENTA LA COMUNICACIÓN INFORMAL POR LO TANTO AL DETECTARSE SE DEBEN ACLARAR.

ISIS YAEL L. LERMA

ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL

Organización Formal
Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquéllos que manejan el proceso decisorio. Es la organización planeada la que está en el papel.

Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos.

En otros términos, es la organización formalmente oficializada.

Organización Informal
Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.

Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal.

La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal.
Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización formal para el desempeño de los cargos.

La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades de los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la organización formal.

ORGANIZACIÓN FORMAL

Es la organización planeada y llevada a cabo de acuerdo con el criterio establecido por los que manejan el proceso decisorio en la organización. Es aprobada por la dirección y comunicada a todos los miembros de una organización través de manuales correspondientes a cada información. (La organización formalmente oficializada.)


ORGANIZACIÓN INFORMAL
Es la organización se da naturalmente entre las personas que ocupan posiciones dentro de la organización formal.
Se forma a partir de relaciones de amistad o de grupos informales que no apresen en el organigrama o documento oficial en la organización.
Comprende los aspectos del sistema que no han sido planeados pero que se dan de forma espontánea en las actividades de las personas.

CONCEPTO Y CAMPO DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

La comunicación organizacional se considera por lo general como un proceso que ocurre entre los miembros de una colectividad social. Al ser un proceso, la comunicación dentro de las organizaciones consiste en una actividad dinámica, en cierta forma en constante flujo, pero que mantiene cierto grado de identificación de estructura. No obstante se debe considerar que esta estructura no es estática sino cambiante, y que se ajusta de acuerdo con el desarrollo de la organización.

Las colectividades en las que la comunicación en las organizaciones se lleva acabo son consideradas típicamente como sistemas.

Un sistema para organizar está compuesto por una serie de actividades interdependientes que al integrarse forman un conjunto específico de objetivos. Por lo tanto, la comunicación en las organizaciones se considera como un proceso que se lleva a cabo dentro de un sistema determinado de actividades interrelacionadas. Finalmente la comunicación entre los miembros de una organización implica la creación, intercambio (recepción y envío), proceso y almacenamiento de mensajes.

A pesar del hecho de que las organizaciones han existido desde los tiempos bíblicos de una u otra forma, no fue sino hasta principios de siglo XX que las teorías formales de la organización fueron desarrolladas y diseminadas ampliamente. La mayor parte de estas teorías establecen principios claros acerca de la comunicación en las organizaciones o hacen suposiciones implícitas acerca del rol de la comunicación de las organizaciones “eficientes”.

La comunicación organizacional es un proceso que se da entre los miembros de una colectividad social, consiste en una actividad dinámica sin perder la identificación de estructura. Es un proceso cambiante y se ajusta de acuerdo con el desarrollo de la organización.

Dentro de la organización se considera un sistema para organizar que esta compuesto por una serie de actividades que al integrarse forma un conjunto especifico de actividades.

ISIS YAEL L. LERMA